Welche Vorteile bringen die Module von intern-e für die Arbeit auf allen Ebenen der Landeskirche?
intern-e News
Anwendungsfall
intern-e News ist zunächst ein internes Social Network zum Teilen von Informationen mit Gruppen.
Zusätzlich zu der Möglichkeit, News zu posten, können Newskanäle auch als Schwarzes Brett oder Diskussionsforum dienen.
Insbesondere für die Gremienarbeit entsteht so ein digitaler Raum, der die Sitzungen entlasten und die Debatte beflügeln kann.
Vorteile
Die Veröffentlichung von News-Inhalten über intern-e News eröffnet Nutzern folgende Möglichkeiten:
- individuelle, personalisierte Gestaltung der Newsfeeds durch Folgen oder Entfolgen von News-Kanälen
- Interaktion durch Liken oder Kommentieren von News
- Lesen der News zum gewünschten Zeitpunkt ohne unnötige Unterbrechungen, etwa durch Meldungen
- Verarbeitung vieler Nachrichten durch schnelles Herunterscrollen
Das sind erhebliche Vorteile gegenüber dem Versand von News per E-Mail, denn:
- E-Mails lassen sich nur schlecht - über die Verwaltung von Mailing-Listen - individuell gestalten
- ihre Verarbeitung ist mühselig, vor allem bei großen Mengen (Klicken, Lesen, Löschen und Wiederholen)
- sie erlauben keine Interaktion mit dem Inhalt (z. B. über Kommentare), ohne dass weitere Mails an alle geschickt werden müssen
- sie unterbrechen unnötig die Arbeit, z. B. durch Meldungen
Exklusivität
Nichts sollte verteilt an mehreren Stellen kommuniziert werden. Das gilt natürlich für alle Informationen und für alle Medien. Alle in einem News-Kanal geposteten Informationen sollten also nur an dieser einen Stelle erscheinen und nicht über andere Medien wie etwa E-Mail noch einmal veröffentlicht werden. So lässt sich Verwirrung vermeiden und die Administratoren und Nutzer müssen die gleiche Information nicht zweimal posten oder lesen.
Abstimmungen
In der (Stand 11.10.2021) in wenigen Wochen kommenden Version von intern-e wird im News-Modul die Möglichkeit eingeführt, jedem Beitrag eine Abstimmung beizustellen. Damit eröffnet intern-e News ganz neue Möglichkeiten der digital unterstützten Gremianarbeit.
intern-e Drive
intern-e Drive ist ein Tool zum Teilen und Verwalten von Dateien.
intern-e Drive wurde entwickelt, um das Teilen von Dateien so schnell und einfach zu gestalten, dass es geradezu Spaß macht. Um ein Laufwerk zu erstellen, gibt man einfach den Namen ein und erteilt den Nutzern die Rechte zum Lesen und Schreiben oder die Administratorenrechte - und schon kann’s losgehen. Die Rechte gelten dann für alle Verzeichnisse und für alle Dateien, die auf dieses Laufwerk hochgeladen werden.
Mit seinem einfachem Prinzip der Rechtevergabe schafft intern-e Drive maximale Transparenz und Kontrolle.
Aus diesem Grund erlaubt intern-e Drive nur die Zuweisung von Rechten an Laufwerke. Das ist für Administratoren und Nutzer gleichermaßen leicht zu verstehen. Und es sorgt für maximale Transparenz und Kontrolle über die App - eine Grundlage für Vertrauen, Akzeptanz und Engagement der Nutzer.
Private Laufwerke
Wir empfehlen die Erstellung von privaten Laufwerken zur Unterstützung der Zusammenarbeit in Gremien, Gemeinden, Ämtern, Werken, etc. Diese Laufwerke sollten nur für die jeweiligen Mitglieder zugänglich sein.
Erweiterung des Adressatenkreises
Häufig kommt es vor, dass Dokumente in kontrollierbarem Rahmen geteilt werden sollen. Etwa zwischen den Sachbearbeitern im Kirchen(Kreis)Amt und dem Kirchenvorstand der betreffenden Gemeinde. Hierfür empfiehlt es sich ein eigenes Austausch-Laufwerk zu erstellen und mit den nötigen Rechten auszustatten.
Verbindung zu anderden Modulen
Jedes Dokument im DRIVE kann in den Modulen Connect, News und Wiki verlinkt werden. Wichtig ist, dass trotzdem nur die im Drive definierten Rechte für das Dokument gelten.
intern-e Connect
Anwendungsfall
intern-e Connect ist ein erstklassiges Tool für die Kommunikation in kleinen bis mittleren Gruppen. Im Großen und Ganzen unterstützt es zwei Anwendungsfälle:
- One-to-one-Chats: Konversation zwischen zwei Beteiligten
- Gruppen-Chats: Konversation in Gruppen
Im Wesentlichen ist Connect ein Kurznachrichtendienst und als solcher mit WhatsApp, Signal oder ähnlichen zu vergleichen. Klare Vorteile sind
- seine Integration in intern-e und damit die Sicherheit ausschließlich über interne Kanäle der landeskirchlichen IT zu kommunizieren und
- die nahtlose Verfügbarkeit auf beliebigen Endgeräten vom PC bis zum Smartphone.
Förderung der Einführung
intern-e Connect ist leicht in der Anwendung. Eine technische Erklärung erübrigt sich. Es funktioniert ähnlich wie Chat-Tools (WhatsApp, Facebook Messenger oder Threema). Dennoch könnt ihr die Übernahme von intern-e Connect fördern:
Beeinflussung der Kollegen
Viele Leute glauben, dass Chat-Tools nicht für die Arbeit geeignet sind - und das nur deshalb, weil sie sie aus ihrem Privatleben kennen. Chatten bedeutet aber eigentlich nichts anderes als Kommunikation in Echtzeit - und genau das ist bei der Interaktion mit einzelnen Kollegen oder dem ganzen Team der Fall.Chat-Gruppen gründen
Heutzutage nutzt jeder Chat-Gruppen - für jeden nur denkbaren Aspekt des Lebens: man chattet mit Verwandten und Freunden, man chattet über die Schule oder über Veranstaltungen. Und genau das passiert auch am Arbeitsplatz: Um die Zusammenarbeit im Team zu verbessern, müssen wir für jedes Projekt, für jedes Team und für jede Abteilung eine Chat-Gruppe einrichten. Am Anfang solltet ihr die Gründung von Chat-Gruppen aktiv fördern. Wenn die Leute sich erst ans Chatten gewöhnt haben, ist das nicht mehr nötig: Wie im privaten Leben gibt es immer einen in der Gruppe, der daran denkt. Das war nicht immer so: Wir alle haben eine Zeitlang gebraucht, um uns umzustellen. Viele von uns hatten noch nie etwas von Chat-Gruppen gehört, als sie zum ersten Mal WhatsApp benutzten. Die aktive Förderung der Gründung von Chat-Gruppen am Arbeitsplatz wird die Übernahme erheblich beschleunigen.
Lebensdauer von Chat-Gruppen
Die Lebensdauer einer Chat-Gruppe hängt davon ab, wie lange das Team oder die Aufgabe besteht. Sie kann kürzer als ein Tag oder länger als ein Jahrzehnt sein:
Chat-Gruppen mit langer Lebensdauer
Beispiele für langlebige Chat-Gruppen sind fest eingerichtete Abteilungen, die so lange bestehen wie das Unternehmen selbst.Chat-Gruppen mit mittlerer Lebensdauer
Eine mittlere Lebensdauer haben Chat-Gruppen für Projekte, die ein paar Wochen bis mehrere Jahre dauern.Chat-Gruppen mit kurzer Lebensdauer
Kurzlebige Chat-Gruppen betreffen Veranstaltungen und Entscheidungsfindungen. Veranstaltungsbasierte Chat-Gruppen machen die Bildung von temporären Teams für die Kommunikation während der Veranstaltung möglich. Ein Beispiel wäre eine Chat-Gruppe, die die Kommunikation innerhalb eines funktionsübergreifenden Teams während einer Messe oder einer Fortbildungsveranstaltung ermöglicht. Chat-Gruppen zur Entscheidungsfindung lösen sich in der Regel auf, wenn die Entscheidung gefallen ist. Auch hierfür ein Beispiel: eine Chat-Gruppe für die Diskussion zwischen mehreren Teilnehmern eines Bewerbungsgesprächs über die Frage, ob der Kandidat eingestellt wird oder nicht.
Größe von Chat-Gruppen
Während One-to-one-Chats normalerweise aus zwei Teilnehmern bestehen, hängt die Größe anderer Chat-Gruppen von der Größe des Teams ab. Es können nur ein paar Kollegen oder auch die ganze Firma beteiligt sein. Die Größe der Chat-Gruppe verändert den Anwendungsfall und die Häufigkeit der Verwendung.
Für große Gruppen sind Social Networks wie intern-e News besser geeignet, denn genau dafür wurden sie entwickelt.
Chatten bedeutet Kommunikation in Echtzeit – wie im Privaten.
Nutzung
Am Ende geht es bei der Zusammenarbeit mit anderen vor allem darum, dass man miteinander redet. Da Chatten inzwischen die digitale Art des Gesprächs ist, kommt dieser Anwendungsfall üblicherweise mehrmals am Tag vor. Daher kann man intern-e auch dann nutzen, wenn intern-e Connect die einzige App ist. Die Übernahme kann dennoch erfolgreich sein.
Ein weiterer Vorteil: Chatten funktioniert synchron und asynchron. Die Beteiligten müssen sich nicht persönlich treffen und dementsprechend auch nicht gleichzeitig erreichbar sein. Chatten wird daher die Geschwindigkeit der Kommunikation erheblich erhöhen, da man jederzeit und überall die Beiträge der anderen lesen und beantworten und außerdem zwischen verschiedenen Konversationen hin und her schalten kann.
intern-e Wiki
Anwendungsfall
intern-e Wiki ist ein erstklassiges Tool für das Wissensmanagement in Gremien, Gemeindegruppen, Ämtern und über die Strukturen unserer Landeskirche hinweg. Zu einem Wiki gehören üblicherweise die folgenden Informationen:
- Schulungsmaterialien
- Technische Informationen
- Verfahrensdokumentationen
- Formulare
- Präsentationen
- Richtlinien
- …
intern-e Wiki kann aber auch andere Wiki-basierte Anwendungsfälle unterstützen: Dokumentationen für IT-Systeme, Projekte und ähnliches. Alle diese Fälle unterscheiden sich voneinander. Der Anbieter der Software auf der intern-e basiert bietet eine sehr umfangreiche Anleitung für gute WiKi Anlage und Pflege.